CH1: Nêu nhận xét chung về việc tuân thủ thể thức biên bản trong văn bản trên.
CH2: Vì sao biên bản phải có tên gọi và phải ghi đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, người chủ trì, người thư kí.
CH3: Khi làm biên bản, nội dung nào cần được gửi chi tiết, cụ thể hơn cả?
CH4: Vì sao cuối biên bản phải có chữ kí của người chủ trì, người thư ký?
CH5: Ngôn ngữ của biên bản có đặc điểm gì dễ nhận biết?
Phần II. Trả lời câu hỏi
Việc tuân thủ thể thức biên bản trong văn bản được đảm bảo bởi các yếu tố rõ ràng, cụ thể, bao gồm các phần quan trọng như tiêu đề, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung và kết luận. Các thông tin này không chỉ giúp tổ chức cuộc họp rõ ràng mà còn hỗ trợ việc lưu trữ và tra cứu về sau.
Biên bản cần có tên gọi và ghi đầy đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, người chủ trì và thư ký vì đây là các yếu tố xác nhận thông tin cơ bản của sự kiện. Tên gọi giúp xác định ngay nội dung cuộc họp, trong khi thời gian và địa điểm giúp định vị cụ thể sự kiện. Thông tin về thành phần tham dự, người chủ trì và thư ký là minh chứng pháp lý cho tính xác thực của biên bản.
Nội dung cần được ghi chi tiết, cụ thể hơn cả chính là phần diễn biến cuộc họp hoặc thảo luận. Đây là phần chính chứa đựng các ý kiến đóng góp, các quyết định và các vấn đề được giải quyết. Ghi chép chi tiết và chính xác nội dung này giúp biên bản trở thành tài liệu tham chiếu quan trọng.
Cuối biên bản phải có chữ ký của người chủ trì và thư ký để xác nhận tính chính xác và giá trị pháp lý của biên bản. Chữ ký của người chủ trì đảm bảo nội dung cuộc họp được phản ánh trung thực, trong khi chữ ký của thư ký xác nhận việc biên bản đã được ghi chép đúng và đầy đủ.
Ngôn ngữ của biên bản có đặc điểm dễ nhận biết là ngắn gọn, chính xác, khách quan và không mang tính cá nhân. Các câu văn thường mang tính liệt kê, sử dụng đại từ và động từ ở ngôi thứ ba để phản ánh sự kiện một cách trung thực. Ngôn ngữ này cũng tránh cảm xúc chủ quan hoặc bình luận cá nhân để đảm bảo tính khách quan của tài liệu.
